Проведення загальних зборів ТОВ онлайн: юридичний гайд

Розвиток цифрових технологій поступово змінює традиційні бізнес-процеси, у тому числі — управління товариствами з обмеженою відповідальністю (ТОВ). Одним із актуальних питань сьогодні є можливість проведення загальних зборів учасників ТОВ в онлайн-форматі. Як організувати такі збори законно? Які вимоги висуває українське законодавство? У цьому юридичному гайді — ключові аспекти для власників бізнесу, адвокатів, юристів і професіоналів ринку нерухомості.

Чи дозволяє закон проводити онлайн-збори ТОВ?

Так, законодавство України передбачає можливість дистанційного проведення загальних зборів учасників ТОВ. Основними нормативними актами є:

• Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю»;
• Цивільний кодекс України;
• інші підзаконні акти та рекомендації органів державної влади.

Особливо актуальним це питання стало під час пандемії COVID-19, коли багато компаній були змушені перейти на дистанційний формат роботи. Законодавство адаптувалося до нових реалій та закріпило можливість проведення онлайн-зборів.

Основні умови для проведення онлайн-зборів ТОВ

Для того щоб загальні збори ТОВ були визнані легітимними в онлайн-форматі, потрібно дотриматись таких ключових вимог.

1. Передбачення у статуті

Статут ТОВ повинен передбачати можливість проведення загальних зборів дистанційно. Якщо такої норми в статуті немає — учасники можуть ухвалити відповідне рішення про внесення змін до статуту.

2. Згода учасників

Учасники товариства повинні бути проінформовані про форму проведення зборів заздалегідь і надати свою згоду, якщо це не передбачено статутом автоматично.

3. Вибір платформи для онлайн-зборів

Платформа для відеоконференцій (наприклад, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet та інші) має забезпечувати:

• ідентифікацію учасників;
• можливість ведення протоколу;
• фіксацію голосування.

4. Фіксація голосування та оформлення протоколу

Протокол зборів має бути підписаний:

• кваліфікованим електронним підписом (КЕП) — оптимальний варіант для дистанційної роботи;
• або паперовим підписом після завершення онлайн-зборів за згодою учасників.

Результати голосування можуть фіксуватися за допомогою електронних систем, аудіо- та відеозаписів як додаток до протоколу.

5. Повідомлення учасників

Повідомлення про дату, час, порядок денний та форму проведення зборів повинно бути здійснене відповідно до закону та статуту ТОВ, наприклад не пізніше ніж за 10 днів до дати проведення.

Які питання можна вирішувати на онлайн-зборах?

Загальні збори онлайн можуть розглядати всі питання, передбачені Законом України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю», зокрема:

• внесення змін до статуту;
• обрання керівних органів;
• розподіл прибутку;
• прийняття рішень про продаж нерухомості чи іншого майна;
• затвердження фінансової звітності;
• прийняття нових учасників.

Важливо: особливо уважно варто підходити до рішень, що стосуються нерухомого майна, корпоративних прав та великих фінансових операцій. Для таких питань доцільно додатково фіксувати всі етапи прийняття рішення.

Ризики та рекомендації

Попри очевидні переваги дистанційної форми, існують певні ризики:

• оспорювання рішень, якщо буде доведено порушення прав учасників;
• складність ідентифікації учасників;
• технічні збої під час голосування або зв’язку.

Рекомендації юриста

• завчасно перевірити положення статуту;
• забезпечити ідентифікацію учасників через КЕП, відеофіксацію або підтвердження документів;
• зберігати запис зборів для підтвердження легітимності процедури;
• залучити адвоката для підготовки документів, запрошень, оформлення протоколу та подальшої реєстрації рішень.

Переваги онлайн-зборів для бізнесу та ринку нерухомості

Для багатьох компаній дистанційна форма дозволяє:

• швидко ухвалювати рішення;
• залучати учасників з різних регіонів або країн;
• економити час і ресурси;
• оперативно вирішувати питання корпоративного управління.

Проведення загальних зборів ТОВ в онлайн-форматі — це сучасна, ефективна та цілком законна практика за умови дотримання вимог законодавства. Такий підхід дозволяє забезпечити безперервність управління компаніями навіть у складних умовах, зберігаючи високий рівень юридичної безпеки.

Адвокатське та рієлторське об’єднання України готове надати професійну юридичну підтримку при організації та супроводі онлайн-зборів ТОВ.